ইমেলের আবির্ভাবের সাথে আপনার কাছ থেকে দূরে থাকা ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করা সহজ হয়ে গেছে। ই-মেইল, বা ই-মেইল যোগাযোগকে সুবিধাজনক এবং সহজ করে তোলে। সাধারণ টিপস আপনাকে একটি ভাল ইমেল লিখতে সহায়তা করবে।
এটা জরুরি
ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ কম্পিউটার; সার্ভারে মেলবক্স
নির্দেশনা
ধাপ 1
চিঠির প্রাপকের ঠিকানা লিখুন। বানানটি সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।
ধাপ ২
একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত নিশ্চিত করুন। আপনি যে জিনিসটি পাঠাচ্ছেন সেই প্রথম জিনিসটি আপনার ঠিকানা এবং বিষয় লাইন।
ভবিষ্যতে সাবজেক্টের লাইন থাকা আপনার বার্তাটি খুঁজে পাওয়া সহজ করবে।
একটি নির্দিষ্ট বিষয় লাইন প্রবেশ করুন। এটি অবশ্যই চিঠির বিষয়বস্তুর সাথে মেলে। যদি আপনি জানেন যে আপনার চিঠির লেখক একই ইস্যুতে অনেকগুলি চিঠি পেয়েছে, তবে সাবজেক্ট লাইনে ডেটা লিখুন যার মাধ্যমে আপনার চিঠিটি সনাক্ত করা যায়।
ধাপ 3
চিঠিতে নিজেই যান।
একটি চিঠি লিখুন যা পুরোপুরি পড়তে পারে। আপনি যে ইমেলটি লেখেন তা ব্যবসায়িক প্রকৃতির হয় তবে এটি বিষয় থেকে বিচ্যুতি রয়েছে তা মেনে নেওয়া যায় না। এই জাতীয় চিঠির ক্ষেত্রে কেবল তথ্য থাকতে হবে।
আপনি যে বিবরণ দিচ্ছেন তার সারমর্মটি বোঝার জন্য আপনার ঠিকানা সম্পর্কিত প্রয়োজনীয় বিশদটি চিঠিতে ইঙ্গিত করুন।
যদি চিঠিটি কথোপকথনের ধারাবাহিকতা হয়, এবং অ্যাড্রেসিকে পূর্ববর্তী বর্ণগুলির বিষয়বস্তু মনে রাখা দরকার, তাদের নিজ নিজ অংশটি উদ্ধৃত করুন। উদ্ধৃতিগুলির উপস্থিতি অ্যাড্রেসীকে আপনি কী লিখছেন তা দ্রুত নেভিগেট করতে সহায়তা করবে। উদ্ধৃতি উপস্থিতি আপনার চিঠির দৈর্ঘ্যকে প্রচুর পরিমাণে বাড়িয়ে দেবেন না। আপনার পূর্ববর্তী চিঠিপত্রের কেবল প্রাসঙ্গিক প্যাসেজগুলি উদ্ধৃত করুন।
চিঠির পাঠ্যটি অবশ্যই সুসংগত এবং শিক্ষিত হতে হবে। কোনও শব্দের বানান বা বিরাম চিহ্নগুলির সঠিক স্থান নির্ধারণের বিষয়ে সন্দেহ থাকলে কোনও বানান পরীক্ষক ব্যবহার করুন। চিঠিটি পুনরায় পড়ুন, বাক্যাংশগুলির যথার্থতা পরীক্ষা করুন এবং প্রয়োজনে আপনার বার্তার শৈলীর উন্নতি করুন।
বড় মুদ্রণ, ইমোটিকনস এবং বিস্ময়কর চিহ্নগুলি অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না। চিঠির অত্যধিক সংবেদনশীলতা একটি অপ্রীতিকর ছাপ দেয়।
পদক্ষেপ 4
চিঠির সাথে অতিরিক্ত তথ্য প্রেরণের প্রয়োজন হলে ফাইল সংযুক্ত করুন।
যদি প্রেরণ করা ফাইলগুলি খুব বড় হয় তবে এটি হ্রাস করতে কোনও তীরচিহ্ন ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 5
ইমেল যাচাই করার পরে একটি বার্তা প্রেরণ করুন।
