অফিস কর্মীদের প্রায়শই ফ্যাক্স দিয়ে চিঠি পাঠাতে হয়। কেসগুলি সম্পূর্ণ আলাদা হতে পারে তবে আপনি যদি প্রথমবারের মতো সমস্যার মুখোমুখি হন এবং কীভাবে ফ্যাক্সে একটি চিঠি প্রেরণ করা যায় তা সম্পর্কে সঠিক ধারণা না থাকলে কী করবেন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
এমএস ওয়ার্ডে আপনার চিঠিটি রচনা করুন, আপনি কোনও এমএস প্রকাশকতে কোনও সংস্থার লোগো যুক্ত করতে যে টেম্পলেটটি ব্যবহার করতে পারেন তা ব্যবহার করে। আপনার স্প্রেডশিটগুলি রচনা এবং ফ্যাক্স করার প্রয়োজন হলে এমএসএইএইচএল ব্যবহার করুন। আপনি যদি ছবিগুলি প্রেরণ করেন তবে তাদের অবশ্যই.জেপিগ এক্সটেনশন থাকতে হবে।
ধাপ ২
সচেতন থাকুন যে কোনও প্রমিত অক্ষরের আকার যা ফ্যাক্স করা যায় সেগুলি একটি এ 4 পৃষ্ঠা page লেখার জন্য প্রয়োজনীয় ফন্টটি কমপক্ষে 10 পয়েন্ট আকারের। এই কারণে, আপনার সমস্ত চিন্তাগুলি একটি শীটে রাখা ভাল যাতে আপনাকে একাধিক পৃষ্ঠাগুলিতে তথ্য প্রেরণ করতে না হয়।
ধাপ 3
সমস্ত তথ্য পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্তভাবে বিবরণ করুন। আপনি ফ্যাক্সে যে চিঠিটি প্রেরণ করবেন সেই চিঠিতে কেবলমাত্র এমনটি লিখুন যা আপনার ঠিকানাতে দরকারী এবং আকর্ষণীয় হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট অনুরোধ প্রেরণ করা হয়, তবে বিষয় থেকে বিচ্যুত না হয়ে একে একে ঠিক উত্তর দিন etc.
পদক্ষেপ 4
চিঠিগুলিতে ছোট ছবি বা অঙ্কন সন্নিবেশ করবেন না, এগুলি ঝাপসা হতে পারে এবং ফলস্বরূপ, ঠিকানাটি আপনাকে বা আপনার সংস্থা সম্পর্কে কেবল নেতিবাচক মতামত পাবেন। বার্তা শেষে আপনার ঠিকানা, টেলিফোন / ফ্যাক্স নম্বর, বা অন্যান্য যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়ে নিশ্চিত হন।
পদক্ষেপ 5
আপনার চিঠি প্রিন্ট করুন। মুদ্রণের মানের জন্য দস্তাবেজটি পরীক্ষা করুন, এটি ভাল হওয়া উচিত, সমস্ত বর্ণগুলি পরিষ্কার হওয়া উচিত এবং অস্পষ্ট হওয়া উচিত নয় যাতে প্রাপক পাঠ্যটি তৈরি করতে পারে। যদি কোনও ত্রুটি খুঁজে পান তবে সেগুলি সংশোধন করুন এবং আবার চিঠিটি মুদ্রণ করুন।
পদক্ষেপ 6
ফ্যাক্সে নথি ফিড ট্রে খুলুন। এটি সাধারণত মেশিনের পিছনে অবস্থিত। আপনার চিঠিটি মুখ নীচে sertোকান। আপনার যদি একাধিক পত্রক রয়েছে, আপনার ফ্যাক্স মেশিন বাল্ক প্রেরণ সমর্থন করে কিনা তা পরীক্ষা করুন, না হলে, আপনাকে প্রতিটি শীট আলাদাভাবে inোকাতে হবে।
পদক্ষেপ 7
বীপের জন্য অপেক্ষা করুন, যন্ত্রটি কাগজটি বাছাই করা উচিত। আপনার প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বরটি ডায়াল করুন। তারের অন্য প্রান্তে প্রতিক্রিয়াটির জন্য অপেক্ষা করুন।
পদক্ষেপ 8
নিজের পরিচয় করিয়ে দিন এবং আপনাকে ফ্যাক্স প্রেরণ করতে ইঙ্গিত করুন। অ্যাড্রেসির সাথে একসাথে "স্টার্ট" বোতাম টিপুন (সাধারণত তারা বলে: "শুরু")। সমস্ত পদক্ষেপ সম্পূর্ণ হলে ফ্যাক্স প্রেরণ করা হবে। যতক্ষণ না কাগজটি মেশিনের মাধ্যমে দিয়ে যায় passed
পদক্ষেপ 9
"যোগাযোগ" বোতামটি ক্লিক করুন এবং নির্দিষ্ট করুন যে আপনার চিঠিটি ঠিকানাতে প্রেরণ করা হয়েছে কিনা (ফ্যাক্সটি পাস হয়েছে কিনা)। যদি ডিসপ্লেটির মানটি খারাপ হয় তবে সমস্ত পদক্ষেপ আবার চেষ্টা করুন।
